Met Excel werken in de Cloud

 

Hybride werken is het nieuwe normaal. Deels thuis werken en deels weer op kantoor. We vergaderen met klanten of collega’s digitaal, bijvoorbeeld via Microsoft Teams of WebEx.

Maar hoe deel je onderling eenvoudig je bestanden?

 

Niet elk MKB-bedrijf of ZZP-er heeft zijn eigen Cloud of Intranet om gezamenlijk met meerdere personen  verschillende bestanden realtime te delen en automatisch te synchroniseren. Zo worden er nog altijd vaak bestanden gedeeld via de mail. Grote nadelen zijn hierbij het versiebeheer (verschillende versies komen in omloop) en het niet gelijktijdig kunnen werken in een document.

 

Een goed alternatief om je MS-bestanden (zoals Word, Excel of PowerPoint) met meerdere personen te delen, is door gebruik te maken van Microsoft (Office) 365. Het zijn dezelfde MS-programma’s, maar met de extra functionaliteit om bestanden realtime en gesynchroniseerd in de Cloud met andere personen of groepen te delen.

 

Een andere optie om bestanden te delen is via Google Drive. In Google Drive kan je ook standaard MS-bestanden opslaan en gaan delen met andere personen of groepen. Hier heb je ook nog de optie om je MS-bestanden om te zetten naar Google bestanden.

• MS Word – Google Docs (documenten)
• MS Excel – Google Sheets (spreadsheets) + Google Forms (formulieren)
• MS PowerPoint – Google Slides (presentaties)

 

 

Koppelen van verschillende bestanden

 

Of je nu werkt met Microsoft of Google bestanden, je kan onderlinge gegevens gaan combineren en koppelen zodat er realtime data wordt opgehaald en gedeeld. Vanuit een spreadsheet kan je data in de vorm van een tabel of grafiek koppelen aan een tekstbestand of presentatie. Door onderling data te koppelen worden gewijzigde gegevens realtime door een update steeds automatisch weer bijgewerkt. Hierdoor bespaar je veel tijd, want anders moet je steeds op 2 plekken wijzigingen doorvoeren.

 

De grootste winst bereik je als je beide opties gaat combineren. Dus bestanden delen in de Cloud én deze aan elkaar gaat koppelen. Zo krijg je vele mogelijkheden die je veel gemak en efficiëntie gaan opleveren.

 

Voorbeelden

Denk bijvoorbeeld aan het plaatsen van bestellingen rechtstreeks door je klant of door de accountmanager bij een klantbezoek.  De bestelling koppel je dan via een formulier aan je spreadsheet. Op basis van de klantgegevens, bestelling, prijslijst en eventueel zelfs een voorraad check, maak je een offerte of een orderbevestiging.

 

Een ander voorbeeld is dat je een vragenlijst of enquête wilt houden. De antwoorden of uitkomsten ga je verwerken in een spreadsheet en de eindresultaten wil je tonen in een presentatie. Door een formulier of template te koppelen aan je spreadsheet en presentatie, creëer je een krachtige combinatie die je ook nog eens veel efficiëntie en tijdsbesparing oplevert.

 

Ook handig voor het inschrijven of aanmelden van trainingen of evenementen. Als je gegevens wilt opslaan in een spreadsheet en later wil gebruiken om een brief te versturen naar je contactpersonen met extra informatie.

 

Ondersteuning en realisatie

 

Excel biedt vele mogelijkheden om zaken en werkzaamheden efficiënt en tijdbesparend te maken.

Heb je allerlei ideeën maar weet je niet hoe dit opgezet en gerealiseerd moet worden?

Neem dan gerust contact met mij op om deze ideeën vrijblijvend te bespreken. Ik kan je in het gehele traject ondersteunen, vanaf de eerste opzet tot en met de realisatie hiervan.